ANAFOD İSTANBUL ANADOLU YAKASI FOTOĞRAF SANATI DERNEĞİ
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU HAKKINDA BİLGİLENDİRME
Anafod İstanbul Anadolu Yakası Fotoğraf Sanatı Derneği (bundan sonra kısaca ANAFOD olarak belirtilecektir), kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak toplanması, saklanması ve paylaşılmasını sağlamak ve gizliliğinizi korumak amacıyla mümkün olan en üst seviyede güvenlik tedbirlerini almaktadır.
Amacımız; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, toplanan kişisel verileriniz, kişisel verilerinizin işlenme amaçları, kimlere ve hangi amaçla aktarılacağı, toplanma yöntemleri, hukuki nedenleri ve haklarınız konularında sizi en şeffaf şekilde bilgilendirmektir.
Bu kapsamda ANAFOD tarafından başta özel hayatın gizliliği olmak üzere, kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verilerin korunması amacıyla düzenlenen Kanun ve Yönetmelikler gereğince Dernek, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini önleme, hukuka aykırı olarak erişilmesini önleme ve muhafazasını sağlama amacıyla, uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.
a) Veri Sorumlusu
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, kişisel verileriniz; veri sorumlusu olarak ANAFOD tarafından aşağıda açıklanan kapsamda toplanmakta ve işlenmektedir.
b) Toplanan Kişisel Verileriniz
ANAFOD üyesi olan dernek ile olan üyelik ilişkisine dayalı olarak, ilgili mevzuat kapsamında aşağıda sayılı kişisel verilerinizi işlemekteyiz:
Kimlik Bilgileri: İsim, soyisim, TCKN, doğum tarihi, doğum yeri, uyruğu, vesikalık fotoğraf.
İletişim Bilgileri: Cep telefonu numarası, E-posta.
Diğer Bilgiler: cinsiyet, meslek, öğrenim durumu, yakın telefon numaraları, kan grubu, sürücü belgesi.
Üyelik Bilgileri: Dernek üyeliği kapsamında üye olduğu dernek adı, dernek üye numarası, dernek üye kayıt tarihi.
Metin içerisinde yukarıda sayılı veriler gerçek kişi olan dernek üyelerine ait olduğu ölçüde KVKK kapsamında kişisel veri teşkil edecek olup, bu bilgiler bu metin içerisinde birlikte “Kişisel Veri” olarak anılacaktır.
c) Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği
Kişisel verileriniz aşağıda belirtilen amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:
Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi,
ANAFOD’un genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, komisyon toplantıları, zirveler, gündem toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyelerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi,
ANAFOD ile dernek üyeleri arasında, üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
ANAFOD’un tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi,
ANAFOD’un faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi, uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi,
Diğer derneklerle iletişim ve iş birliğinin güçlendirilmesi,
Dernek raporlama faaliyetlerinin icrası,
Dernek faaliyetleri kapsamında üyelerin bilgilendirilmesi,
ANAFOD’a ait veya kullanımına tahsis edilmiş tüm mekanların ve tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini,
İdari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması,
Mevzuat kapsamında ANAFOD tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması, raporlanması, bilgilendirme yükümlülüklerine uyulması, sözleşmelerin gerekliliklerinin yerine getirilmesi,
5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
Dernek ve üyeleri ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi,
Bilgi işlem gereksinimleri, sistemsel yapısı, alınan bilgi işlem destek hizmetlerinin gerekliliği, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması.
Üye memnuniyetinin ölçümlenmesi ve artırılması, şikâyet yönetimi, yeni projeler ve etkinlikler ile ilgili görüş ve önerilerinizi almak, sorun-hata bildirimlerinizi almak, projeler ve etkinliklere, şikayet ve taleplerinize yönelik tarafınıza bilgi verilmesi,
Amacıyla veriler işlenir.
ç) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği
ANAFOD, Kişisel Verilerinizi aşağıda belirtildiği şekil ve durumlarda, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere ve şartlara uygun olarak aşağıda belirtilen kişilere aktarabilecektir:
ANAFOD üyeliği kapsamında 5223 sayılı Dernekler Kanunu ve Dernekler Yönetmeliği de dahil olmak üzere kişisel verilerin işlendiği süre boyunca yürürlükte olan herhangi bir mevzuat kapsamında öngörülmesi veya mevzuat kapsamında öngörülen bir yükümlülüğün yerine getirilebilmesi için bu verilerin paylaşılmasının da gerekli olması durumunda Kişisel Verileriniz ANAFOD’un ilgili kanuni veya hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için ve bununla sınırlı olarak ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılacaktır.
Dernek üyeliği veya tüzel kişi üyenin gerçek kişi temsilciliğine ek olarak Dernek organlarında görev almanız durumunda Kimlik Bilgileriniz, İletişim Bilgileriniz ve meslek bilginiz Dernekler Kanunu ve ikincil mevzuattaki çeşitli yükümlülüklerin yerine getirilebilmesi amacıyla veri sorumlusu olan ANAFOD’un kanuni ve hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması hukuki sebepleriyle İl Dernekler Müdürlüğü ve ilgili diğer kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılacaktır.
ANAFOD, toplu elektronik posta gönderimine ilişkin olarak üçüncü kişilerden hizmet almakta olup, Dernek üyeliği kapsamında tarafınıza ANAFOD faaliyetleri ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verecek elektronik postaların gönderilebilmesi için, elektronik posta adresleriniz gönderimin yapılacağı dönemde hizmet alınan kişi/kurum ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, ANAFOD’un meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
ANAFOD bünyesinde düzenlenen genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, yönetim kurulu toplantıları, diğer dernek toplantıları gibi çeşitli faaliyet ve hizmetlerin sağlanması amacıyla dönem dönem ANAFOD dışı organizasyon firmaları ile çalışılıyor olup, etkinliklerin organizasyonunu sağlamak ve katılımcılara etkinliğe ait kimlik kartları gibi materyelleri sağlamak amacıyla söz konusu etkinliğe katılacak kişilerin isim, soyisim vb bilgileri ANAFOD’un belirli etkinlikleri açısından yetkilendirdiği ve o iş özelinde organizasyon firması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan ANAFOD’un meşru menfaati kapsamında paylaşılacaktır.
İlgili firmalara hususi olarak bir veri aktarımı yapılmamakla birlikte, ANAFOD bünyesinde bilgi teknolojileri hizmetlerinin sağlanması amacıyla ANAFOD dışı bilgi teknolojileri firmaları ile çalışılmakta olup, dernek üyelerinin (veya tüzel kişi üyelerinin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ANAFOD’un meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması hukuki sebebine dayalı olarak, bu hizmetlerin görülmesi kapsamında bu firmalar, teknik destek sağlamak amacı ile zaman zaman ANAFOD’un kullandığı sunucu ve programlara, bu kapsamda dolaylı olarak da bu programlar altında olan verilere erişebilmektedir. Ancak bu firmalar tarafından verilerin kendi sistemlerine aktarılması veya kendileri tarafından da bu verilerin işlenmesi ve saklanması söz konusu olmamaktadır.
Dernek Üyesinin hak veya yükümlülükleri veya Derneği nezdindeki üyelik ile ilgili herhangi bir uyuşmazlık olması halinde, ilgili uyuşmazlık ile ilgili olduğu ölçüde ve sınırlı olarak Kişisel Verileriniz ANAFOD’un avukatları, danışmanları ve ilgili yargı makamları ve icra mercileri ile veri sorumlusu ANAFOD’un haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması kapsamında paylaşılabilecektir.
ANAFOD’un yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ve Dernek Tüzüğü kapsamındaki faaliyetlerini yerine getirebilmesi için gerekli olması durumunda, yalnızca bunlarla sınırlı olarak, ANAFOD’un hizmet, destek ve danışmanlık aldığı danışman, mali müşavir, denetçi gibi yurtiçinde yerleşik üçüncü kişiler ile ANAFOD’un haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusu olan ANAFOD’un meşru menfaati kapsamında paylaşılabilecektir.
Yukarıda sayılanlara ek olarak, ilgili işlem veya talep tarihinde yürürlükte olan mevzuat kapsamındaki yasal ve/veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için gerekmesi halinde veya resmi kurumlardan bu şekilde bir talep gelmesi durumunda yetkililerce istenecek Kişisel Verileriniz ilgili kurum ve kuruluşları ile veya yargı organları ile kanuni veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla paylaşılabilecektir.
d) Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, ANAFOD’a üyelik başvurusu esnasında fiziki olarak veya www.anafod.org adresindeki ANAFOD web sitesi üzerinden doldurulan başvuru formu ve Dernek Tüzüğü kapsamında Dernek’e üyelik ile ilgili fiziki olarak sunulan veya elektronik ortamda aktarılan belgeler aracılığıyla, ayrıca dernek ile yapılan çeşitli iletişimler kapsamında (telefon veya e-posta) Dernek yetkililerine verilen bilgiler aracılığıyla sözlü veya yazılı olarak veya elektronik ortamda toplanmakta ve işlenmektedir.
Bu kapsamda Kişisel Verileriniz, Dernek Tüzüğü’nde belirtilen amaçlar ve çalışma konuları doğrultusunda faaliyetlerin yürütülmesi, ANAFOD’un genel kurul toplantıları, çalışma grubu toplantıları, zirveler, yönetim kurulu toplantıları, diğer üye toplantıları gibi Dernek üyelerine yönelik etkinliklerin ve ilgili süreçlerin organizasyonu, yönetilmesi ve yürütülmesi, ANAFOD ile üyeler arasında üyelik hakları ve yükümlülüklerine ilişkin konularda iletişimin sağlanması ve ilgili hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi, Dernek raporlama faaliyetlerinin icrası, idari kurum ve kuruluşların ve mahkemelerin talebi üzerine gerekli bilgi ve belgelerin bu kurum, kuruluş veya mahkemelere sunulması, mevzuat kapsamında ANAFOD tarafından tutulması öngörülen defter ve kayıtların tutulması ve 5223 sayılı Dernekler Kanunu, Dernekler Yönetmeliği ve diğer sair mevzuat hükümleri uyarınca yükümlülüklerin yerine getirilmesi kapsamında KVKK’nın 5/2(ç) maddesi gereği veri sorumlusu olan ANAFOD’un hukuki yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
Yine dernek üyeleri ile iletişim kurulabilmesi, ANAFOD’un tanıtımı ve gerçekleştirilen etkinlikler hakkında bilgi verilmesi, ANAFOD’un faaliyet ve hizmetlerinin belirlenmesi ve uygulanması, hizmet politikalarının yürütülmesi, Dernek üyeleri arasında iletişim ve işbirliğinin güçlendirilmesi, Dernek üyelerin bilgilendirilmesi, ANAFOD’a ait tüm tesislerin güvenlik ve denetiminin yürütülmesinin temini, veri kayıplarının önlenebilmesi için kopyalanması/yedekleme yapılması amaçlarıyla KVKK’nın 5/2(f) maddesi gereği dernek üyelerinin (veya tüzel kişi üyelerin gerçek kişi temsilcilerinin) temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, ANAFOD’un meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,
Ek olarak Dernek ve Dernek Üyeleri ile ilgili hukuki süreçlerin yürütülmesi amacıyla KVKK’nın 5/2(e) maddesi gereği hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması için sorumlu olması hukuki sebepleri kapsamında işlenmektedir.
Dernek, Kişisel Verilerinizin işlenmesinde başta Türkiye Cumhuriyeti Anayasası, ülkemizin taraf olduğu uluslararası sözleşmeler, KVKK, ikincil mevzuat ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yayınlanan rehberler ve ilke kararlar başta olmak üzere ilgili mevzuat kapsamında belirtilen veri işleme ilkelerine ve yükümlülüklerine uygun davranmaktadır.
e) Kişisel Veri Sahibinin 6698 sayılı Kanun’un 11. Maddesinde Sayılan Hakları
KVKK kapsamında ilgili kişi olarak KVKK ve yürürlükte bulunan diğer mevzuat çerçevesinde:
Kişisel Verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
Kişisel Verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
Kişisel Verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
Yurtiçinde veya yurtdışında Kişisel Verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
Kişisel Verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
KVKK mevzuatında öngörülen şartlar çerçevesinde Kişisel Verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin Kişisel Verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
Kişisel Verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde bu zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
f) Haklarınız Kapsamında ANAFOD’a Başvuru Yolları
Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanma ile ilgili talebinizi, KVKK ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince Türkçe ve yazılı olarak ve ıslak imzalı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ANAFOD’a daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilirsiniz. Başvurularda sadece başvuru sahibi kişi hakkında bilgi verilecek olup diğer aile fertleri ve üçüncü kişiler hakkında bilgi alınması mümkün olmayacaktır. ANAFOD’un cevap vermeden önce kimliğinizi doğrulama hakkı saklıdır.
Başvurunuzda;
Adınızın, soyadınızın ve başvuru yazılı ise imzanızın,
Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numaranızın, yabancı iseniz uyruğunuzun, pasaport numaranızın veya varsa kimlik numaranızın,
Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresinizin,
Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon numaranızın,
Talep konunuzun, bulunması zorunlu olup varsa konuya ilişkin bilgi ve belgelerin de başvuruya eklenmesi gerekmektedir.
Yazılı olarak yapmak istediğiniz başvurularınızı, gerekli belgeleri ekleyerek veri sorumlusu olarak ANAFOD’un Yukarı Mahalle Çilek Sokak 22/2 Kartal - İstanbul / Türkiye adresine elden teslim etmeniz gerekmektedir.
E-posta yoluyla yapmak istediğiniz başvurularınızı sekreterlik@anafod.org e-posta adresine yapabilirsiniz.
Talebinizin niteliğine göre kimlik tespitine olanak sağlayacak bilgi ve belgelerin eksiksiz ve doğru olarak tarafımıza sağlanması gerekmektedir.
İstenilen bilgi ve belgelerin gereği gibi sağlanmaması durumunda, ANAFOD tarafından talebinize istinaden yapılacak araştırmaların tam ve nitelikli şekilde yürütülmesinde aksaklıklar yaşanabilecektir. Bu durumda, ANAFOD kanuni haklarını saklı tuttuğunu beyan eder. Bu nedenle, başvurunuzun talebinizin niteliğine göre eksiksiz ve kimlik tespitinin yapılması amacıyla istenilen bilgileri ve belgeleri içerecek şekilde gönderilmesi gerekmektedir.